Entre a seleção e o desligamento, um manancial de dados pessoais.




Dentre as áreas que integram uma organização, seja essa de qualquer segmento, a área de Recursos Humanos - RH, sem dúvida, é uma das que mais merece atenção quanto aos dados pessoais que tem sob sua responsabilidade, afinal o RH é a porta de entrada, e também a porta de saída de uma organização.


Com a Lei Geral de Proteção de Dados, em vigor desde 18/09/2020, é absolutamente necessário que os procedimentos internos sejam revisitados. Isto requer que a equipe de RH, assim como todos os demais colaboradores lotados em outras áreas da organização, “entendam as regras do jogo” e estejam conscientizados de que o resultado positivo depende (e muito!) da atuação de cada integrante da organização.


Não há jogo sem o conhecimento preliminar de suas regras.

As regras da LGPD devem ser compreendidas através de treinamentos, cursos, palestras e workshops. Feito isso, todos estarão aptos a “entrar em campo”, ou seja, a colocar em prática e vivenciar no cotidiano corporativo, o que aprendeu.


À medida que a equipe de RH vai compreendendo as regras da LGPD, vai aumentando a sua visão periférica e acedendo a luz de alerta para certos processos que executa, que não estão propriamente em conformidade com a lei, o que pode sinalizar um grande trabalho a ser feito.


Entre a seleção e o desligamento do colaborador, provavelmente exista um grande "manancial de dados pessoais", porém, parte desse volume está ali simplesmente “porque sempre estiveram”, sem finalidade ou base legal que lhe justifique a permanência, ou até mesmo a existência. Exemplo disso são os formulários de entrevista, que podem conter dados sensíveis como: dados de saúde, religião, ou etnia, além de outros direcionados à avaliação comportamental do candidato e até anotações feitas sobre o candidato ao "pé da página", mesmo de forma cifrada.


Não é o caso de abrir mão de se avaliar o candidato sob qualquer aspecto que esteja dentro do contexto ético de uma possível contratação, considerando o perfil da vaga que está sendo trabalhada, contudo, considerando-se a LGPD em vigor, qualquer processo precisará ser analisado na sua origem, e aí é a hora de ser criativo, mas com o olhar atento à lei, tendo como guia os princípios da finalidade, necessidade, adequação, não discriminação, além dos demais previstos no art. 6º da LGPD.


Já na fase de contratação de um novo colaborador outros cuidados devem ser observados, especialmente no que se refere ao tratamento adequado de dados de menores de idade, na maioria das vezes para a finalidade de concessão de plano de saúde, recebimento do salário família, entre outras eventuais obrigações legais ou benefícios estendidos aos dependentes.


Durante o período de contratação do colaborador, aprendiz ou estagiário, cabe ao RH por exemplo, realizar e/ou acompanhar a realização de treinamentos. Além disso, é o RH que geralmente operacionaliza processos muito importantes, que envolvem dados pessoais, como: avaliações de desempenho, sindicâncias ou inquéritos para apuração de falta disciplinar, pesquisa de clima organizacional, promoção de campanhas internas, entre outros.


Espera-se que o RH passe a ter novas regras de armazenamento de dados, com o apoio técnico de outras áreas como a TI, que realinhe suas práticas quanto aos dados que deverá manter e aqueles que deve descartar de forma segura. Enfim, que reveja seus processos, e que continue alcançando seus propósitos corporativos, em compliance.


Quando se consegue formar um "mapa mental", com balizas corretamente postas e bem visíveis, tudo fica mais fácil, e se passa a enxergar, com igual clareza, o problema e a sua solução.

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