Una carga puede estar protegida por cámaras, cercas, controles de acceso y sistemas sofisticados. Pero basta com que um colaborador ignore um procedimento para colocar toda a operação em risco.

Es justamente por eso que el Programa Operador Económico Autorizado (OEA), de la Receita Federal, no evalúa únicamente documentos y procesos. La certificación también presupone que la empresa desarrolle una cultura de seguridad, cumplimiento (compliance) y gestión de riesgos en toda la cadena logística. E esa cultura comienza por las personas.

Si su empresa es importadora, exportadora, transportista, operador logístico, recinto aduanero, terminal portuaria, aeropuerto de carga, centro de distribución o presta servicios a la cadena del comercio exterior, este artículo es para usted.

¿Qué es el Programa OEA?

El Programa Operador Económico Autorizado (OEA) es una iniciativa de la Receita Federal que certifica a las empresas de la cadena logística internacional que demuestran altos estándares de seguridad, cumplimiento tributario y aduanero, gestión de riesgos y confiabilidad en sus operaciones.

Más que un reconocimiento, la certificación representa un diferencial competitivo. Las empresas certificadas tienden a tener una mayor agilidad en los procesos aduaneros, reducción de inspecciones, prioridad en la liberación de cargas y el reconocimiento de socios comerciales nacionales e internacionales.

Sin embargo, alcanzar la certificación é apenas parte de la jornada. El verdadero desafío es mantener, día a día, los estándares que justificaron ese reconocimiento.

Los procedimientos escritos no bastan

Es común que las empresas inviertan tiempo y recursos en la elaboración de políticas, manuales, flujos y procedimientos internos. Estos documentos son indispensables, pero, por sí solos, no evitan las fallas operativas.

En la práctica, son las personas quienes controlan el acceso a las instalaciones, cotejan documentos, reciben visitantes, liberan mercancías, registran información en los sistemas, identifican comportamientos sospechosos y toman decisiones que impactan directamente en la seguridad de la cadena logística.

Cuando un colaborador desconoce un procedimiento, deja de realizar una verificación obligatoria o actúa por exceso de confianza, los controles existentes pueden perder su eficacia. Un procedimiento solo protege a la empresa cuando es conocido, comprendido y aplicado por quien lo ejecuta.

El factor humano sigue sendo uno de los mayores riesgos

Gran parte de los incidentes de seguridad tienen su origen en fallas humanas, y no necesariamente en acciones criminales sofisticadas. Vea algunos ejemplos:

• Permitir la entrada de un visitante sin seguir el procedimiento de identificación;

• Compartir contraseñas de acceso para «agilizar» una actividad;

• Retirar o liberar una carga sin realizar todas las verificaciones previstas;

• Ignorar una discrepancia documental creyendo que luego alguien la regularizará;

• Proporcionar información a un estafador que se hizo pasar por proveedor o cliente.

Estas situaciones parecen simples, pero pueden resultar en fraudes, desvíos patrimoniales, interrupciones operativas, pérdidas financieras e incumplimientos durante las auditorías. Por ello, las empresas que invierten únicamente en infraestructura física o tecnología dejan una vulnerabilidad importante sin atender: el comportamiento de las personas.

La capacitación transforma los procedimientos en cultura

El objetivo de un programa de capacitación no es solo transmitir información. Es desarrollar comportamientos seguros y crear una cultura en la que cada colaborador comprenda que forma parte de la protección de la cadena logística.

Este cambio de comportamiento fortalece a toda la organización y reduce significativamente la exposición a los riesgos operativos.

¿Qué capacitaciones exige el Programa OEA?

Cada organización posee necesidades específicas, pero algunos temas son especialmente relevantes para las empresas que participan en la cadena logística internacional:

• Módulo 1 – Fundamentos

  • Programa OEA

  • Cultura de Seguridad en la Cadena Logística

  • Responsabilidades de los colaboradores

• Módulo 2 – Compliance Aduanero

  • Comercio Exterior

  • Cumplimiento Aduanero

  • Documentación de Importación y Exportación

  • Clasificación Arancelaria

  • Origen de las Mercancías

  • Gestión de Riesgos Aduaneros

• Módulo 3 – Seguridad

  • Seguridad Física

  • Seguridad de la Información

  • Ciberseguridad

  • Ingeniería Social

  • Protección de Datos

• Módulo 4 – Integridad

  • Prevención del Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo

  • Identificación de Cargas Sospechosas

  • Comunicación de Incidentes

  • Código de Conducta

• Módulo 5 – Operaciones

  • Seguridad de la Carga

  • Seguridad del Transporte

  • Inspección de Contenedores

  • Inspección de Vehículos

  • Control de Precintos (Lacre)

  • Gestión de Socios Comerciales

Cuando estos temas forman parte de un programa continuo de concientización, los riesgos tienden a disminuir y la organización fortalece su madurez en seguridad y cumplimiento.

¿Qué valoran las Auditorías?

Otro aspecto fundamental es la necesidad de demostrar que las capacitaciones realmente se llevaron a cabo. Durante las auditorías, la empresa puede necesitar presentar evidencias tales como:

• Cronograma anual de capacitación;

• Registros de participación;

• Certificados;

• Evaluaciones de aprendizaje;

• Actualizaciones (reciclajes) periódicas;

• Indicadores de finalización;

• Historial de capacitaciones por colaborador.

Mantener estas evidencias organizadas facilita la realización de auditorías, fortalece el gobierno corporativo y demuestra el compromiso de la empresa con la mejora continua y el cumplimiento de sus procesos. El mantenimiento de la certificación OEA no depende únicamente de políticas y controles internos. Se sostiene, diariamente, por la actuación consciente de cada colaborador.

Cómo puede apoyar TothBe a su empresa

TothBe desarrolla capacitaciones corporativas especializadas que contribuyen al fortalecimiento de la cultura de seguridad, cumplimiento y gestión de riesgos exigida por el Programa OEA. A través de un equipo multidisciplinario dedicado al desarrollo de contenidos educativos, creamos soluciones alineadas con las necesidades y desafíos de cada organización.

De hecho, diversos temas previstos en el Programa OEA ya integran el portafolio de TothBe, entre ellos:

• Seguridad de la Información y Ciberseguridad;

• Ingeniería Social;

• Seguridad Patrimonial;

• Código de Conducta y Ética;

• Compliance;

• Prevención de Fraudes;

• Canal de Denuncias y No Represalias;

• Ley General de Protección de Datos (LGPD);

• Anticorrupción y Antisoborno;

• Onboarding e integración de nuevos colaboradores.

Todas las capacitaciones de TothBe incluyen evaluaciones de aprendizaje, emisión de certificados, registros de participación, seguimiento de indicadores y reportes gerenciales, generando evidencias que apoyan a la empresa al demostrar la capacitación de sus colaboradores durante las auditorías e inspecciones para el mantenimiento de la certificación OEA.

Más que cumplir con un requisito de certificación, invertir en la capacitación continua de las personas significa fortalecer la seguridad de la cadena logística, reducir riesgos operativos y consolidar una cultura de cumplimiento capaz de proteger al negocio a largo plazo.

Conozca las capacitaciones de TothBe para empresas certificadas o en proceso de certificación OEA. Hable con nuestros expertos: contato@tothbe.com.br