É cada vez mais necessário que as organizações estejam prontas para enfrentar o desafio contínuo de proteger seus funcionários e manter um ambiente de trabalho seguro e ético. Certamente, um dos pilares fundamentais para alcançar esse objetivo é implementar um Canal de Denúncias eficaz.

Este recurso não apenas fornece uma via segura para relatar incidentes, mas é também indispensável na promoção da transparência, na prevenção de comportamentos inadequados e na construção de uma cultura organizacional baseada na integridade e no respeito mútuo.

Ultimamente, questões de assédio e discriminação tem sido mais frequentemente reportadas pelo Canal de Denúncias, contudo o Canal pode receber outros tipos de relatos, como, por exemplo: fraude e corrupção, desigualdades de oportunidades, violações de políticas internas, entre outras questões.

Muito embora o Canal de Denúncias esteja mais presente nas grandes empresas, organizações de qualquer tamanho e segmento poderão implementar um Canal de Denúncias e passar a contar como um grande aliado na detecção de problemas internos.

Além disso, ter um Canal de Denúncias operante e seguro é um sinal claro de que a organização tem compromisso com a transparência, a ética e a responsabilidade, o que independe do seu tamanho ou segmento.

Mas, o que é e como funciona e o que fazer para implementar o Canal de Denúncias na sua empresa? Neste artigo, esperamos responder a essas perguntas, além de fornecer outras informações que serão úteis para você.

Entenda o que é e qual a finalidade do Canal de Denúncias

Um canal de denúncias é um mecanismo de comunicação estabelecido por uma organização para permitir que funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas relatem suspeitas de irregularidades, condutas antiéticas ou ilegais dentro da empresa.

Além de cumprir requisitos legais e regulatórios, esses canais contribuem para uma cultura organizacional ética, promovendo a transparência, a responsabilidade e a confiança.

Como Implementar o Canal de Denúncias

Apesar de ser possível terceirizar o gerenciamento do canal de denúncias, confiando essa responsabilidade a empresas especializadas, muitas empresas preferem gerir o Canal internamente. Se for este o caso da sua empresa, aqui estão os passos para implementar o Canal de Denúncias:

– 1º Passo – Formar a Equipe de Gestão do Canal de Denúncias:

Para isso, a organização deve formar uma equipe responsável por gerenciar o canal de denúncias e seus membros devem ser capacitados e manter-se imparciais para desempenhar essa função. Por conseguinte, essa equipe deve ser treinada para lidar com as denúncias de forma ética, confidencial e eficiente, garantindo a integridade do processo.

– 2ª Passo – Criar os Meios de Acesso ao Canal de Denúncias:

Para garantir a efetividade dos canais de denúncias, a empresa deve oferecer uma variedade de opções de canais, para atender às preferências e necessidades dos usuários.

Os meios mais comuns de canais de denúncia incluem:

– Linhas telefônicas diretas e exclusivas para esta finalidade,

– E-mail próprio para o Canal de Denúncias,  

– Formulário online,

– Caixa de correio física,

– Aplicativo móvel ou Canal de WhatsApp, ou,

– Plataformas de terceiros.

Definitivamente, é fundamental que qualquer que seja o Canal definido pela empresa, ele deve ser seguro e confidencial, para que todas as pessoas possam comunicar suas preocupações sem receio de sofrer represálias.

3ª Passo – Estabelecer o Processo de Investigação e de Acompanhamento da Denúncia 

Quando uma denúncia é recebida pelo Canal de Denúncias, dá-se início a um importante Processo de Investigação e Acompanhamento. Conheça as principais fases desse processo:

Recebimento da Denúncia: de forma sigilosa, pelos canais estabelecidos pela empresa;

Registro e Triagem: de acordo com a sua gravidade;

Investigação: deve ser feita de forma responsável e diligente e com imparcialidade;

Acompanhamento das investigações;

Resolução: envolve a produção de um relatório, destacando as conclusões, as medidas corretivas tomadas e quaisquer recomendações para prevenir futuras irregularidades;

Feedback ao denunciante;

Acompanhamento das medidas implementadas.

Não Retaliação

Por outro lado, as organizações devem adotar uma política clara de não retaliação contra quem faz uma denúncia. É importante que as pessoas se sintam seguras.

Existe Prazo para Concluir uma Investigação?

Não existe um prazo determinado para a conclusão de uma investigação oriunda do Canal de Denúncias, isso irá depender da complexidade da denúncia e da disponibilidade de recursos. Contudo, é importante conduzir a investigação de maneira oportuna e eficiente, garantindo que todas as partes envolvidas sejam ouvidas e que as conclusões sejam alcançadas de forma justa e imparcial.

Canal de Denúncias é Coisa Séria!

O Canal de Denúncias, que dever ser de fácil acesso a todos, bem como estar disponível a qualquer hora do dia ou da noite, deve ser utilizado de Boa-fé. O que significa dizer que é absolutamente indispensável que a denúncia seja “verdadeira”, ou seja, baseada em fatos e não em “achismos” ou avaliações precipitadas, e não tenha o objetivo de prejudicar uma pessoa só por antipatia ou qualquer outra questão que saia de um contexto ético e justo.

Igualmente, a denúncia deve ser “precisa”, ou seja, baseada em provas. Assim, ao procurar fazer uma denúncia, o denunciante deve estar seguro do que decidiu levar ao conhecimento da empresa para ser investigado, bem como dos elementos que o ajudaram a tomar essa decisão.

A obrigatoriedade do Canal de Denúncias para atender a Lei 14.457/22

Passou a ser uma obrigatoriedade para todas as empresas que possuem CIPA – Comissão Interna de Acidentes e de Assédio, estabelecer um Canal de Denúncias como medida para prevenir e combater o assédio sexual e demais formas de violência no âmbito do trabalho.

Outros Fatos que Podem ser Dirigidos ao Canal de Denúncias 

Além dos relatos de assédio moral e sexual e discriminação, o Canal de Denúncias deverá receber outros tipos de denúncia, como por exemplo: fraude, corrupção, problemas de saúde e segurança, violações das políticas da empresa, conflitos de interesse, entre outros comportamentos antiéticos.  

Como o treinamento ajuda a sua Equipe  

Um treinamento eficaz pode desempenhar um papel fundamental em capacitar sua equipe a estar em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, bem como a utilizar adequadamente o Canal de Denúncias.

A nossa Fábrica de Conteúdos pode customizar um treinamento de conscientização para capacitar a sua equipe sobre o uso correto do canal de denúncias, considerando o processo de investigação adotado pela sua empresa, garantindo, desta forma, que todos na organização fiquem bem-informados e preparados para relatar eventual preocupação ou inconformidade que possa ser prejudicial.

Além disso, a TothBe oferece temas importantes de treinamento, como: “Prevenção ao Assédio Moral e Sexual e à Discriminação no Trabalho”, “Comunicação Não Violenta”, “Anticorrupção e Antissuborno” e “Prevenção à Lavagem de Dinheiro”, todos esses temas atendem um Programa de Compliance.

Utilizamos uma abordagem prática e atualizada para capacitar sua equipe e proteger sua organização contra riscos reputacionais.

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